Conciliación y facturación
Una de las tareas que más demandan tiempo dentro de la administración de fraccionamientos es sin lugar a dudas la conciliación de los pagos y la emisión del comprobante que ampara dicho pago.
El proceso puede variar en cada fraccionamiento, el tiempo que éste demora dependerá en gran medida del número de inmuebles que lo conforman y de los mecanismos que cada administración establezca para la recepción de los comprobantes de pago.
Mecanismos sencillos como aquellos en los que se le solicita al propietario depositar el monto de la cuota de mantenimiento más un adicional de X centavos donde X es igual al número –interior o exterior– que identifica al inmueble; o bien, aquellos a los que se les solicita enviar un correo en donde se deberá adjuntar el comprobante de pago que el banco emisor les proporciona junto con los datos del inmueble del que se hace el pago para que el administrador pueda identificarlo; sólo por mencionar algún ejemplo.
Pero ahí no acaba el tema, luego de identificarlo se debe generar el comprobante que da certeza del cumplimento de los propietarios, que puede ser un recibo sencillo de dinero o una factura con validez oficial ante SAT.
¿Cómo se puede mejorar esta rutina?
Redefiniéndola por completo. Nuestra finalidad es proveerte con herramientas que faciliten tus actividades y te ahorren tanto tiempo como sea posible. Encontramos el modo de automatizar en su totalidad este proceso, de tal suerte que tú no tendrás que gastar tiempo conciliando pagos nunca más.
Al utilizar nuestro sistema de pagos en línea, cada cuota de mantenimiento de cada inmueble tendrá una referencia de pago, misma que servirá como identificador único dentro de Colonos. Cuando nuestro proveedor de pagos en línea nos notifica que un pago fue completado también nos proporciona esa referencia única con la cual nosotros podemos saber exactamente a qué inmueble y a qué periodo se deben asignar esos fondos.
Los pagos con tarjeta se acreditan inmediatamente y el resultado de la transacción la podrás ver también dentro de la plataforma. Los pagos en efectivo y por transferencia electrónica demorarán un máximo de 10 minutos en ser acreditados. Una vez que se ha acreditado un pago, de manera automática, inmediata y expedita se generará un recibo simple de dinero y su correspondiente factura electrónica (en caso de que el fraccionamiento o condominio esté autorizado y habilitado para emitir CFDi).
El recibo simple de dinero y el CFDi (en formato XML y PDF) estarán disponibles dentro de la plataforma para que los puedas descargar cuando lo desees, y te serán enviados al correo en cuanto se encuentren disponibles.
Comienza a utilizar tu tiempo en otros asuntos importantes del fraccionamiento o condominio y deja que Colonos se encargue de la conciliación y facturación de pagos.
Estamos a tus órdenes, contáctanos o escríbenos a hola@colonos.mx para obtener más detalles de cómo podemos facilitar y potenciar la administración de tu fraccionamiento o condominio.
Danos la oportunidad de convencerte de que somos tu opción ideal.
Respetuosamente,
Equipo Colonos
